组织文档的基石是分类表,它被理解为一种层次结构和逻辑结构,其中表示最终生成文件和/或文档的任何组织的功能和活动。

文档管理以结构化的方式对文件进行分组,根据良好实践,这种结构应该反映组织的职能和业务活动。分类表是一个类层次结构,其结构如下:

DESAL_QdC1

分类表的结构是分层的,因为它是确保文档清晰、稳定和有效组织的方式。

课程

分类表是由类的概念形成的。类提供了分类框架,是分类表的基本支柱。类的特点如下:

  • 它是可能包含其他类和文件但可能不包含文档的组织元素。
  • 没有等级或级别限制,可以在电路板的构建中提供很大的灵活性。
  • 类代表排行榜的所有级别,无论是区域、功能、子功能、活动还是交易。

档案管理员是负责其创建和管理的角色。

文件

文件是由与行政程序相对应的一组电子文档形成的实体,无论它包含什么信息。无论表的级别如何,所有记录都必须始终与分类表中的一个类相关联。

文件的特点如下:

  • 它不能包含其他文件或类。
  • 它由电子文档、电子索引和基本元数据组成。
  • 该文件在存储库中必须是唯一的,其唯一性由文件号控制。该平台不允许您使用现有文件编号创建文件。此控件已设置为便于从 Web 服务自动捕获文档。

用户或档案管理员将能够创建、修改、查阅和关闭文件,只要他们对框中的类具有适当的权限。

文件

根据第 11/2007 号法律,它是电子形式的任何性质的信息,按照特定格式在电子介质中归档,易于识别和区别对待。

电子文档的特点如下:

  • 它是一个数字处理单元,包括一个数据块(内容数据和可选的相关电子签名)和一个元数据块。
  • 它们不是其他对象的容器。
  • 电子文件必须进行管理并保存在电子文件中。

用户或档案管理员可以将文档添加到文件中,只要他具有适当的权限即可。

关系实体模型

DESA'L 实施了以下实体关系模型,即与文件关联的实体及其操作规则的视图:

DESAL_QdC2

具体操作规则如下:

  • 分类表由 0-n 个类组成
  • 每个类可以包含 0-n 个类或 0-n 个文件。不允许直接从班级上传文档。
  • 一个文件可以包含 0-n 个文档。不允许在成绩单中创建课程
  • 文档始终由单个内容文件组成。不允许将分离类型的电子签名与文档相关联。