Краеугольным камнем для организации документации является классификационная таблица, понимаемая как иерархическая и логическая структура, в которой представлены функции и деятельность любой организации, в конечном итоге генерирующие файлы и/или документы.

Управление документами группирует файлы структурированным образом, и в соответствии с передовой практикой эта структура должна отражать функции и деловую деятельность организации. Классификационная таблица представляет собой иерархию классов, которая структурирована следующим образом:

DESAL_QdC1

Структура классификационной таблицы является иерархической, потому что это способ обеспечить четкую, стабильную и эффективную организацию документов.

Классы

Классификационная таблица образована концепцией классов. Классы обеспечивают основу для классификации и являются основными столпами классификационной таблицы. Характеристики классов следующие:

  • Это организационный элемент, который может содержать другие классы и файлы, но не может содержать документы.
  • Нет ограничений по классам или уровням, что обеспечивает большую гибкость при построении доски.
  • Классы представляют все уровни таблицы лидеров, будь то области, функции, подфункции, действия или транзакции.

Архивариус - это роль, отвечающая за его создание и управление.

Файлы

Файл — это объект, образованный набором электронных документов, соответствующих административной процедуре, независимо от содержащейся в нем информации. Все записи всегда должны быть связаны с классом в таблице классификации, независимо от уровня таблицы.

Характеристики файлов следующие:

  • Он не может содержать другие файлы или классы.
  • Он состоит из электронных документов, электронного указателя и основных метаданных.
  • Файл должен быть уникальным в репозитории, и его уникальность контролируется номером файла. Платформа не позволяет создавать файлы с существующим номером файла. Этот элемент управления был создан для облегчения автоматического захвата документов из веб-службы.

Пользователь или архивариус может создавать, изменять, просматривать и закрывать файлы, если у них есть соответствующие разрешения для класса в поле.

Документы

Согласно Закону 11/2007, это информация любого характера в электронной форме, хранящаяся на электронном носителе в соответствии с определенным форматом и поддающаяся идентификации и дифференцированному обращению.

Характеристики электронных документов следующие:

  • Это блок цифровой обработки, который включает в себя блок данных (данные контента и, необязательно, соответствующую электронную подпись(и)) и блок метаданных.
  • Они не являются контейнерами других объектов.
  • Электронные документы должны управляться и храниться в электронных файлах.

Пользователь или архивариус может добавлять документы в файл, если у них есть соответствующие разрешения.

Модель сущности отношений

DESA'L внедрил следующую модель отношений между объектами, представление объектов, связанных с документами, и их правил работы:

DESAL_QdC2

В частности, правила работы следующие:

  • Классификационная таблица состоит из 0-n классов
  • Каждый класс может содержать 0-n классов или 0-n файлов. Документ нельзя загружать непосредственно из класса.
  • Файл может содержать 0-n документов. Создание классов в стенограмме не допускается
  • Документ всегда состоит из одного файла содержимого. Не допускается связывание с документом электронной подписи обособленного типа.