A pedra angular para organizar a documentação é a tabela de classificação, entendida como uma estrutura hierárquica e lógica na qual estão representadas as funções e atividades de qualquer organização que acabe gerando arquivos e/ou documentos.

A gestão de documentos agrupa os arquivos de forma estruturada e, de acordo com as boas práticas, essa estrutura deve refletir as funções e atividades de negócios da organização. A tabela de classificação é uma hierarquia de classes estruturada da seguinte forma:

DESAL_QdC1

A estrutura da tabela de classificação é hierárquica porque é a forma de garantir uma organização clara, estável e eficaz dos documentos.

As classes

A tabela de classificação é formada pelo conceito de classes. As classes fornecem uma estrutura para classificação e são os pilares básicos da tabela de classificação. As características das classes são as seguintes:

  • É o elemento organizacional que pode conter outras classes e arquivos, mas não pode conter documentos.
  • Não há limite de classe ou nível que permita grande flexibilidade na construção do tabuleiro.
  • As classes representam todos os níveis da tabela de classificação, sejam áreas, funções, subfunções, atividades ou transações.

O arquivista é o papel encarregado de sua criação e administração.

Os arquivos

O arquivo é aquela entidade formada pelo conjunto de documentos eletrônicos correspondentes a um procedimento administrativo, qualquer que seja a informação que contenha. Todos os registros devem sempre estar associados a uma classe na tabela de classificação, independente do nível da tabela.

As características dos arquivos são as seguintes:

  • Não pode conter outros arquivos ou classes.
  • Consiste em documentos eletrônicos, um índice eletrônico e metadados básicos.
  • O arquivo deve ser único no repositório e sua exclusividade é controlada pelo número do arquivo. A plataforma não permite a criação de arquivos com o número de arquivo existente. Este controle foi configurado para facilitar a captura automática de documentos do serviço web.

O usuário ou arquivista poderá criar, modificar, consultar e fechar arquivos desde que tenha as devidas permissões para a classe na caixa.

Os documentos

De acordo com a Lei 11/2007, são informações de qualquer natureza em formato eletrônico, arquivadas em meio eletrônico segundo formato específico, e suscetível de identificação e tratamento diferenciado.

As características dos documentos eletrônicos são as seguintes:

  • É uma unidade de processamento digital que inclui um bloco de dados (dados de conteúdo e, opcionalmente, a(s) assinatura(s) eletrônica(s) associada(s)) e um bloco de metadados.
  • Eles não são recipientes para outros objetos.
  • Os documentos eletrônicos devem ser gerenciados e mantidos em arquivos eletrônicos.

O usuário ou arquivista pode adicionar documentos ao arquivo desde que tenha as devidas permissões.

Modelo de entidade de relacionamento

A DESA'L implementou o seguinte modelo entidade-relacionamento, uma visão das entidades associadas aos documentos e suas regras de funcionamento:

DESAL_QdC2

Especificamente, as regras de operação são as seguintes:

  • A tabela de classificação consiste em 0-n classes
  • Cada classe pode conter 0-n classes ou 0-n arquivos. Um documento não pode ser carregado diretamente de uma classe.
  • Um arquivo pode conter 0-n documentos. Não é permitido criar aulas dentro de uma transcrição
  • Um documento sempre consiste em um único arquivo de conteúdo. Não é permitido associar uma assinatura eletrônica do tipo destacado ao documento.