Usuário responsável: Arquivista

Para transferir arquivos para a plataforma iARXIU do Consórcio AOC, as seguintes considerações devem ser levadas em consideração:

  • A entidade deve estar registada como utilizadora do serviço iARXIU
  • A entidade deve ter criado um acervo documental na plataforma iARXIU
  • A entidade deve cadastrar o template “PL_expedient_desal.xml” na plataforma iARXIU ( PL_expedient_desal )
  • Os arquivos a serem transferidos devem ser fechados

Início da transferência

Nesse caso, é permitida a transferência de um ou mais arquivos, mas sempre dentro da mesma classe da tabela de classificação.

Para transferir um arquivo, ele deve estar fechado (em vermelho). Caso seja selecionado um arquivo aberto (em amarelo) no momento da transferência, a plataforma solicitará que você informe a data de encerramento e o fundo documental para onde o arquivo será transferido.

No caso de selecionar um dossier já encerrado, ser-lhe-á pedido apenas que selecione o fundo documental para onde o ficheiro será transferido.

O arquivista deve selecionar o arquivo ou arquivos que deseja transferir e clicar no botão "Transferir iFile".

Um pop-up será então habilitado para indicar em qual fundo documental da plataforma iArxiu você deseja transferir o arquivo. Se houver apenas um fundo documental na plataforma iArchive, o pop-up não aparecerá e a transferência será iniciada diretamente.

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Uma vez indicado o fundo documental, a DESA'L iniciará o procedimento de transferência. Até que todos os arquivos a serem transferidos estejam preparados, a tela DESA'L ficará bloqueada, sem permitir que você execute outras tarefas ou ações.

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Concluída a preparação da transferência, a tela será desbloqueada e o usuário receberá uma mensagem informando o início da transferência.

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Conclusão da transferência

Nota: O processo de transferência não é automático, pois é processado de forma assíncrona a cada hora. Até que o processo seja concluído, os arquivos transferidos serão bloqueados, sem a possibilidade de editá-los ou adicionar mais documentos.

Uma vez que a transferência tenha sido processada corretamente, aproximadamente uma hora após o início do processo, a forma de saber se o arquivo foi transferido corretamente é verificar em que cor o arquivo está.

Se o arquivo mudou para uma cor amarela fraca, o arquivo foi transferido.

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Além disso, passar o mouse sobre o arquivo exibirá a URL onde o arquivo foi arquivado na plataforma iARXIU.

Se você visualizar os metadados do arquivo na guia do arquivo, as informações de transferência aparecem: o identificador do arquivo na plataforma e a URL de acesso.

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Erro ao transferir o arquivo para a plataforma iARXIU

Se o registro ainda estiver no vermelho uma hora depois, a transferência falhou. Para saber exatamente, consulte os metadados, a aba Arquivo e os metadados "Observações de transferência" onde aparecerá o motivo do erro.

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Quando um arquivo não pode ser transferido por qualquer motivo (formato de arquivo não aceito, problemas de conectividade, etc.), os arquivos retornam ao estado anterior, fechados.

Os arquivos transferidos para a plataforma iARXIU serão excluídos da plataforma DESA'L 2 meses após sua transferência. O que será retirado serão os documentos que fazem parte dela. O que sempre permanecerá na plataforma DESA'L é a pasta de arquivos.