Oltre a creare e modificare record, gli utenti possono:

  • Copia e incolla i file
  • Taglia e incolla i file
  • Chiudi i file
  • Cancella file
  • Trasferisci file sulla piattaforma iArxiu

Copia file

Utente responsabile: Archivista e utente con autorizzazioni di scrittura

Per copiare un file, seleziona la casella a sinistra e fai clic sul pulsante "Copia". Ciò manterrà il record originale e ne creerà una nuova copia nella classe in cui è stato incollato. È possibile copiare più file alla volta, basta spuntare la casella di ogni file e procedere con l'operazione.

DESAL_COPIAR_EXPEDIENT

Taglia i file

Utente responsabile: Archivista e utente con autorizzazioni di scrittura

Per spostare un file in un'altra classe, seleziona la "casella di controllo" a sinistra e fai clic sul pulsante "Taglia". Questa azione sposterà il file nella nuova classe in cui verrà incollato.

DESAL_CUT_FILD

Incolla i file

Utente responsabile: Archivista e utente con autorizzazioni di scrittura

Per allegare un file a una classe, devi averne copiato o tagliato uno in precedenza. Quindi fare clic sul pulsante "Incolla" situato nella classe di destinazione desiderata. Alcuni dei metadati del record vengono aggiornati quando il record viene inserito in una nuova classe.

DISCONTINUE_FIX_FILD

Nello specifico, i metadati in aggiornamento sono:

  • Numero di file
  • Nome del file
  • Codice di riferimento del file
  • Codice di classificazione
  • Titolo della classe
  • Codice interno
  • Livello di accesso
  • Unità produttiva

Chiudi un file

Utente responsabile: Archivista e utente con autorizzazioni di scrittura

Per poter informare della data di chiusura del file, qualcosa indica che il trattamento dello stesso è terminato ed è suscettibile di essere trasferito alla piattaforma iARXIU, può essere informato modificando i metadati del file o se uno o più di un file può essere segnalato tramite un pop-up.

Se viene selezionato più di un file alla volta, gli stessi metadati verranno riportati in tutti i file.

L'utente deve selezionare il file o i file che desidera chiudere e fare clic sul pulsante "Chiudi Exp".

DESAL_CLOSE_FILD

Una volta indicata la data di chiusura, DESA'L includerà tale data e aggiornerà lo stato del file a "Chiuso" in tutti i file che sono stati selezionati e inizierà a chiuderlo. Inoltre, cambierà il colore della cartella in rosso, per distinguerle da quelle aperte e/o trasferite. Una volta chiuso, un file viene bloccato dalla modifica sia dei metadati che dei documenti che ne fanno parte.

Nota: solo l'utente con il ruolo di archivio può modificare i metadati e/o aggiungere documenti a un file chiuso.

DESAL_CLOSE_FILD2