Il cardine per l'organizzazione della documentazione è la tabella di classificazione, intesa come struttura gerarchica e logica in cui sono rappresentate le funzioni e le attività di qualsiasi organizzazione che finisce per generare file e/o documenti.

La gestione dei documenti raggruppa i file in modo strutturato e, secondo la buona pratica, questa struttura dovrebbe riflettere le funzioni e le attività commerciali dell'organizzazione. La tabella di classificazione è una gerarchia di classi strutturata come segue:

DESAL_QdC1

La struttura della tabella di classificazione è gerarchica perché è il modo per garantire un'organizzazione chiara, stabile ed efficace dei documenti.

Le classi

La tabella di classificazione è formata dal concetto di classi. Le classi forniscono un quadro per la classificazione e sono i pilastri di base della tabella di classificazione. Le caratteristiche delle classi sono le seguenti:

  • È l'elemento organizzativo che può contenere altre classi e file, ma non può contenere documenti.
  • Non esiste un limite di classe o livello che permetta una grande flessibilità nella costruzione della tavola.
  • Le classi rappresentano tutti i livelli della classifica, siano essi aree, funzioni, sottofunzioni, attività o transazioni.

L'archivista è il ruolo preposto alla sua creazione e amministrazione.

I file

Il fascicolo è quell'entità formata dall'insieme dei documenti elettronici corrispondenti ad un procedimento amministrativo, qualunque siano le informazioni in esso contenute. Tutti i record devono essere sempre associati a una classe nella tabella di classificazione, indipendentemente dal livello della tabella.

Le caratteristiche dei file sono le seguenti:

  • Non può contenere altri file o classi.
  • È costituito da documenti elettronici, un indice elettronico e metadati di base.
  • Il file deve essere univoco nel repository e la sua unicità è controllata dal numero del file. La piattaforma non consente di creare file con il numero di file esistente. Questo controllo è stato stabilito per facilitare l'acquisizione automatica dei documenti dal servizio web.

L'utente o l'archivista può creare, modificare, consultare e chiudere file purché disponga delle autorizzazioni appropriate per la classe nella casella.

I documenti

Secondo la Legge 11/2007, si tratta di informazioni di qualsiasi natura in formato elettronico, archiviate su supporto elettronico secondo un formato specifico, e suscettibili di identificazione e trattamento differenziato.

Le caratteristiche dei documenti elettronici sono le seguenti:

  • È un'unità di elaborazione digitale che include un blocco di dati (dati di contenuto e, facoltativamente, la/le firme elettroniche associate) e un blocco di metadati.
  • Non sono contenitori di altri oggetti.
  • I documenti elettronici devono essere gestiti e conservati in archivi elettronici.

L'utente o l'archivista possono aggiungere documenti al file purché dispongano delle autorizzazioni appropriate.

Modello di entità relazionale

DESA'L ha implementato il seguente modello entità-relazione, una panoramica delle entità associate ai documenti e delle loro regole operative:

DESAL_QdC2

Nello specifico le regole di funzionamento sono le seguenti:

  • La tabella di classificazione è composta da 0-n classi
  • Ogni classe può contenere 0-n classi o 0-n file. Non è consentito caricare un documento direttamente da una classe.
  • Un file può contenere 0-n documenti. La creazione di classi all'interno di una trascrizione non è consentita
  • Un documento è sempre costituito da un unico file di contenuto. Non è consentito associare al documento una firma elettronica di tipo staccato.