Outre la création et la modification d'enregistrements, les utilisateurs peuvent :

  • Copier et coller des fichiers
  • Couper et coller des fichiers
  • Fermer les fichiers
  • Supprimer les fichiers
  • Transférer des fichiers vers la plateforme iArxiu

Copier des fichiers

Utilisateur responsable : Archiviste et utilisateur avec autorisations d'écriture

Pour copier un fichier, cochez la case à gauche et cliquez sur le bouton "Copier". Cela conservera l'enregistrement d'origine et en créera une nouvelle copie dans la classe où il est collé. Plusieurs fichiers peuvent être copiés à la fois, il suffit de cocher la case de chaque fichier et de poursuivre l'opération.

DESAL_COPIAR_EXPEDIENT

Couper des fichiers

Utilisateur responsable : Archiviste et utilisateur avec autorisations d'écriture

Pour déplacer un fichier vers une autre classe, cochez la "case à cocher" à gauche, et cliquez sur le bouton "Couper". Cette action déplacera le fichier vers la nouvelle classe où il sera collé.

DESAL_CUT_FILD

Coller des fichiers

Utilisateur responsable : Archiviste et utilisateur avec autorisations d'écriture

Pour joindre un fichier à un cours, vous devez en avoir préalablement copié ou coupé un. Cliquez ensuite sur le bouton "Coller" situé dans la classe de destination souhaitée. Certaines des métadonnées de l'enregistrement sont mises à jour lorsque l'enregistrement est placé dans une nouvelle classe.

DISCONTINUE_FIX_FILD

Plus précisément, les métadonnées mises à jour sont :

  • Numéro de dossier
  • Nom de fichier
  • Code de référence du dossier
  • Code de classement
  • Titre de la classe
  • Code interne
  • Niveau d'accès
  • Unité de production

Fermer un dossier

Utilisateur responsable : Archiviste et utilisateur avec autorisations d'écriture

Afin de pouvoir informer de la date de clôture du fichier, quelque chose indique que le traitement de celui-ci est terminé et est susceptible d'être transféré à la plate-forme iARXIU, peut être informé en éditant les métadonnées du fichier ou si un ou plusieurs fichiers peuvent être signalés via une fenêtre contextuelle.

Si plus d'un fichier est sélectionné à la fois, les mêmes métadonnées seront signalées dans tous les fichiers.

L'utilisateur doit sélectionner le ou les fichiers qu'il souhaite fermer et cliquer sur le bouton "Fermer Exp".

DESAL_CLOSE_FILD

Une fois la date de clôture indiquée, DESA'L inclura cette date et mettra à jour le statut du dossier à « Clôturé » dans tous les dossiers qui auront été sélectionnés et commencera à le clôturer. De plus, cela changera la couleur du dossier en rouge, pour les distinguer de ceux qui sont ouverts et/ou transférés. Une fois qu'un fichier est fermé, il est interdit de modifier à la fois les métadonnées et les documents qui en font partie.

Remarque : Seul l'utilisateur ayant le rôle d'archive peut modifier les métadonnées et/ou ajouter des documents à un dossier fermé.

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