Outre la création et la modification d'enregistrements, les utilisateurs peuvent :
- Copier et coller des fichiers
- Couper et coller des fichiers
- Fermer les fichiers
- Supprimer les fichiers
- Transférer des fichiers vers la plateforme iArxiu
Copier des fichiers
Utilisateur responsable : Archiviste et utilisateur avec autorisations d'écriture
Pour copier un fichier, cochez la case à gauche et cliquez sur le bouton "Copier". Cela conservera l'enregistrement d'origine et en créera une nouvelle copie dans la classe où il est collé. Plusieurs fichiers peuvent être copiés à la fois, il suffit de cocher la case de chaque fichier et de poursuivre l'opération.
Couper des fichiers
Utilisateur responsable : Archiviste et utilisateur avec autorisations d'écriture
Pour déplacer un fichier vers une autre classe, cochez la "case à cocher" à gauche, et cliquez sur le bouton "Couper". Cette action déplacera le fichier vers la nouvelle classe où il sera collé.
Coller des fichiers
Utilisateur responsable : Archiviste et utilisateur avec autorisations d'écriture
Pour joindre un fichier à un cours, vous devez en avoir préalablement copié ou coupé un. Cliquez ensuite sur le bouton "Coller" situé dans la classe de destination souhaitée. Certaines des métadonnées de l'enregistrement sont mises à jour lorsque l'enregistrement est placé dans une nouvelle classe.
Plus précisément, les métadonnées mises à jour sont :
- Numéro de dossier
- Nom de fichier
- Code de référence du dossier
- Code de classement
- Titre de la classe
- Code interne
- Niveau d'accès
- Unité de production
Fermer un dossier
Utilisateur responsable : Archiviste et utilisateur avec autorisations d'écriture
Afin de pouvoir informer de la date de clôture du fichier, quelque chose indique que le traitement de celui-ci est terminé et est susceptible d'être transféré à la plate-forme iARXIU, peut être informé en éditant les métadonnées du fichier ou si un ou plusieurs fichiers peuvent être signalés via une fenêtre contextuelle.
Si plus d'un fichier est sélectionné à la fois, les mêmes métadonnées seront signalées dans tous les fichiers.
L'utilisateur doit sélectionner le ou les fichiers qu'il souhaite fermer et cliquer sur le bouton "Fermer Exp".
Une fois la date de clôture indiquée, DESA'L inclura cette date et mettra à jour le statut du dossier à « Clôturé » dans tous les dossiers qui auront été sélectionnés et commencera à le clôturer. De plus, cela changera la couleur du dossier en rouge, pour les distinguer de ceux qui sont ouverts et/ou transférés. Une fois qu'un fichier est fermé, il est interdit de modifier à la fois les métadonnées et les documents qui en font partie.
Remarque : Seul l'utilisateur ayant le rôle d'archive peut modifier les métadonnées et/ou ajouter des documents à un dossier fermé.
