La pierre angulaire de l'organisation de la documentation est le tableau de classification, compris comme une structure hiérarchique et logique dans laquelle sont représentées les fonctions et les activités de toute organisation qui finit par générer des fichiers et / ou des documents.

La gestion des documents regroupe les dossiers de manière structurée et, selon les bonnes pratiques, cette structure doit refléter les fonctions et les activités commerciales de l'organisation. La table de classification est une hiérarchie de classes structurée comme suit :

DESAL_QdC1

La structure du tableau de classement est hiérarchique car c'est le moyen d'assurer une organisation claire, stable et efficace des documents.

Les classes

Le tableau de classification est formé par le concept de classes. Les classes fournissent un cadre pour la classification et sont les piliers de base du tableau de classification. Les caractéristiques des classes sont les suivantes :

  • C'est l'élément organisationnel qui peut contenir d'autres classes et fichiers, mais ne peut pas contenir de documents.
  • Il n'y a pas de limite de classe ou de niveau ce qui permet une grande flexibilité dans la construction du plateau.
  • Les classes représentent tous les niveaux du classement, qu'il s'agisse de domaines, de fonctions, de sous-fonctions, d'activités ou de transactions.

L'archiviste est le rôle en charge de sa création et de son administration.

Les fichiers

Le dossier est l'ensemble formé par l'ensemble des documents électroniques correspondant à une procédure administrative, quelles que soient les informations qu'il contient. Tous les enregistrements doivent toujours être associés à une classe dans la table de classification, quel que soit le niveau de la table.

Les caractéristiques des fichiers sont les suivantes :

  • Il ne peut pas contenir d'autres fichiers ou classes.
  • Il se compose de documents électroniques, d'un index électronique et de métadonnées de base.
  • Le fichier doit être unique dans le référentiel et son unicité est contrôlée par le numéro de fichier. La plateforme ne vous permet pas de créer des fichiers avec le numéro de dossier existant. Ce contrôle a été mis en place pour faciliter la capture automatique des documents depuis le service web.

L'utilisateur ou l'archiviste peut créer, modifier, consulter et fermer des fichiers tant qu'il dispose des autorisations appropriées pour la classe dans la boîte.

Les documents

Selon la loi 11/2007, il s'agit d'informations de toute nature sous forme électronique, archivées sur un support électronique selon un format spécifique, et susceptibles d'identification et de traitement différencié.

Les caractéristiques des documents électroniques sont les suivantes :

  • Il s'agit d'une unité de traitement numérique qui comprend un bloc de données (données de contenu et, éventuellement, la ou les signature(s) électronique(s) associée(s)) et un bloc de métadonnées.
  • Ce ne sont pas des conteneurs d'autres objets.
  • Les documents électroniques doivent être gérés et conservés dans des fichiers électroniques.

L'utilisateur ou l'archiviste peut ajouter des documents au dossier tant qu'il dispose des autorisations appropriées.

Modèle d'entité de relation

DESA'L a mis en place le modèle entité-relation suivant, une vue des entités associées aux documents et leurs règles de fonctionnement :

DESAL_QdC2

Concrètement, les règles de fonctionnement sont les suivantes :

  • Le tableau de classification se compose de classes 0-n
  • Chaque classe peut contenir des classes 0-n ou des fichiers 0-n. Un document n'est pas autorisé à être téléchargé directement à partir d'un cours.
  • Un fichier peut contenir 0 à n documents. La création de cours dans un relevé de notes n'est pas autorisée
  • Un document se compose toujours d'un seul fichier de contenu. Il n'est pas permis d'associer une signature électronique de type détaché au document.