Utilisateur responsable : Archiviste

Afin de pouvoir transférer des fichiers vers la plateforme iARXIU du Consortium AOC, les considérations suivantes doivent être prises en compte :

  • L'entité doit être enregistrée en tant qu'utilisateur du service iARXIU
  • L'entité doit avoir créé un fonds documentaire sur la plateforme iARXIU
  • L'entité doit enregistrer le modèle "PL_expedient_desal.xml" sur la plateforme iARXIU ( PL_expedient_desal )
  • Les fichiers à transférer doivent être fermés

Début du transfert

Dans ce cas, le transfert d'un ou plusieurs fichiers est autorisé, mais toujours au sein d'une même classe du tableau de classement.

Pour transférer un fichier, il doit être fermé (en rouge). Dans le cas où un dossier ouvert (en jaune) est sélectionné au moment du transfert, la plateforme vous demandera de renseigner la date de clôture et le fonds documentaire où le dossier doit être transféré.

Dans le cas de la sélection d'un dossier déjà clôturé, il vous sera uniquement demandé de sélectionner le fonds documentaire où le dossier doit être transféré.

L'archiviste doit sélectionner le ou les fichiers que vous souhaitez transférer et cliquer sur le bouton "Transférer iFile".

Une pop-up sera alors activée pour indiquer dans quel fonds documentaire de la plateforme iArxiu vous souhaitez transférer le dossier. S'il n'y a qu'un seul fonds documentaire sur la plateforme iArchive, la pop-up n'apparaîtra pas et le transfert commencera directement.

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Une fois le fonds documentaire indiqué, DESA'L entamera la procédure de transfert. Tant que tous les fichiers à transférer n'auront pas été préparés, l'écran DESA'L sera verrouillé, sans vous permettre d'effectuer d'autres tâches ou actions.

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Une fois la préparation du transfert terminée, l'écran sera déverrouillé et l'utilisateur recevra un message l'informant du début du transfert.

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Finalisation du transfert

Remarque : Le processus de transfert n'est pas automatique car il est traité de manière asynchrone toutes les heures. Jusqu'à ce que le processus soit terminé, les fichiers transférés seront bloqués, sans possibilité de les modifier ou d'ajouter d'autres documents.

Une fois le transfert effectué correctement, environ une heure après le début du processus, le moyen de savoir si le fichier a été correctement transféré est de vérifier la couleur du fichier.

Si le fichier a pris une couleur jaune pâle, le fichier a été transféré.

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De plus, passer la souris sur le fichier affichera l'URL où le fichier a été archivé sur la plate-forme iARXIU.

Si vous visualisez les métadonnées du fichier sur l'onglet fichier, les informations de transfert apparaissent : l'identifiant du fichier sur la plateforme et l'URL d'accès.

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Erreur lors du transfert du fichier vers la plate-forme iARXIU

Si le record est toujours dans le rouge une heure plus tard, le transfert a échoué. Pour le savoir exactement, consultez les métadonnées, l'onglet Fichier et les métadonnées "Remarques de transfert" où apparaîtra la raison de l'erreur.

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Lorsqu'un fichier n'a pas pu être transféré pour une raison quelconque (format de fichier non accepté, problèmes de connectivité, etc.), les fichiers reviennent à leur état précédent, fermés.

Les fichiers transférés sur la plateforme iARXIU seront supprimés de la plateforme DESA'L 2 mois après leur transfert. Ce qui sera supprimé sera les documents qui en font partie. Ce qui restera toujours sur la plateforme DESA'L, c'est le classeur.