Tous les enregistrements doivent toujours être associés à une classe dans la table de classification, quel que soit le niveau de la table. Un fichier ne peut alors pas contenir de classes ou d'autres fichiers, uniquement des documents.

Remarque : Seuls le rôle d'archivage et les groupes d'utilisateurs disposant d'autorisations d'écriture dans la classe correspondante peuvent enregistrer et gérer les fichiers.

Pour créer un fichier, entrez simplement la classe où vous souhaitez placer le fichier et cliquez sur le bouton "Créer un fichier".

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Un formulaire apparaîtra vous demandant de saisir des informations sur le fichier à créer.

Les données à renseigner seront marquées d'un astérisque. D'autres métadonnées sont déjà signalées et ne peuvent pas être modifiées.

Les informations concernant le dossier sont regroupées dans des onglets :

  • Données d'identification
  • Classification
  • Intéressé
  • Site
  • Remarques et relations
  • Dossier
  • Autorisations

Remarque : Pour enregistrer un fichier, il vous suffit de saisir le champ de titre du fichier. Le reste des métadonnées requises est signalé automatiquement, bien que certaines puissent être modifiées. La décision de remplir le reste des métadonnées appartient à l'utilisateur.

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