La piedra angular para organizar la documentación es el cuadro de clasificación, entendido como una estructura jerárquica y lógica en la que se representan las funciones y actividades de cualquier organización que acaban generando expedientes y/o documentos.

La gestión documental agrupa expedientes de forma estructurada y, según las buenas prácticas, esta estructura debería reflejar las funciones y actividades de negocio de la organización. El cuadro de clasificación es una jerarquía de clases que se estructura de la siguiente forma:

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La estructura del cuadro de clasificación es jerárquica por ser la forma de asegurar una organización clara, estable y efectiva de los documentos.

Las clases

El cuadro de clasificación se conforma mediante el concepto de clase. Las clases aportan un marco para su clasificación y son los pilares básicos del cuadro de clasificación. Las características de las clases son las siguientes:

  • Es el elemento de organización que puede contener otras clases y expedientes, pero que no puede contener documentos.
  • No existe un límite de clases ni niveles que permite una gran flexibilidad en la construcción del cuadro.
  • Mediante las clases se representan todos los niveles del cuadro de clasificación, ya sean ámbitos, funciones, subfunciones, actividades o transacciones.

El archivero es el rol que se encarga de su creación y administración.

Los expedientes

El expediente es aquella entidad formada por el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea la información que contenga. Todo expediente debe estar siempre asociado a una clase del cuadro de clasificación, sin importar a qué nivel se encuentre del cuadro.

Las características de los expedientes son las siguientes:

  • No podrá contener otros expedientes ni clases.
  • Está formado por documentos electrónicos, un índice electrónico y unos metadatos básicos.
  • El expediente debe ser único en el repositorio y mediante el número de expediente se controla su unicidad. La plataforma no permite crear expedientes con el número de expediente existente. Este control se ha establecido para facilitar la captura automática de los documentos procedentes del servicio Web.

El usuario o archivero podrá crear, modificar, consultar y cerrar expedientes siempre y cuando tenga los permisos adecuados a la clase del cuadro.

Los documentos

Según la ley 11/2007 es información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

Las características de los documentos electrónicos son las siguientes:

  • Es una unidad digital de tratamiento que incluye un blog de datos (datos de contenido y, opcionalmente, la/s firma/s electrónica/s asociada/s) y un blog de metadatos.
  • No son contenedores de otros objetos.
  • Los documentos electrónicos deben gestionarse y conservarse en expedientes electrónicos.

El usuario o archivero podrá añadir documentos al expediente siempre y cuando tenga los permisos adecuados.

Modelo entidad relación

DESA'L ha implementado el siguiente modelo de entidad – relación, una visión de las entidades asociadas a los documentos y sus reglas de funcionamiento:

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En concreto, las reglas de funcionamiento son las siguientes:

  • El cuadro de clasificación está formado por 0-n clases
  • Cada clase puede contener de 0-n clases o bien de 0-n expedientes. No está permitido que un documento cuelgue directamente de una clase.
  • Un expediente puede contener de 0-n documento. No está permitido crear clases dentro de un expediente
  • Un documento siempre está formado por un único archivo de contenido. No está permitido asociar una firma electrónica del tipo detached al documento.