Usuario responsable: Archivero

Para poder transferir expedientes a la plataforma y ARCHIVO del Consorci AOC es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  • El ente debe estar dado de alta como usuario del servicio yARCHIVO
  • El ente debe tener creado un fondo documental en la plataforma yARCHIVO
  • El ente debe dar de alta la plantilla “PL_expedient_desal.xml” en la plataforma iARCHIVO ( PL_expedient_desal )
  • Los expedientes a transferir deben estar cerrados

Inicio de la transferencia

En este caso, se permite la transferencia de uno o varios expedientes, pero siempre dentro de la misma clase del cuadro de clasificación.

Para poder transferir un expediente éste debe estar cerrado (en color rojo). En caso, que se seleccione un expediente abierto (en color amarillo) en el momento de realizar la transferencia la plataforma pedirá informar la fecha de cierre y el fondo documental donde debe transferirse el expediente.

En caso de seleccionar un expediente ya cerrado sólo pedirá seleccionar el fondo documental en el que se debe transferir el expediente.

El archivero debe seleccionar el expediente o expedientes que desea transferir y clicar el botón “Transfiere yArchivo”.

A continuación se habilitará un pop-up para indicar en qué fondo documental de la plataforma y Archivo quiere transferir el expediente. Si sólo existe un único fondo documental en la plataforma yArchivo no aparecerá el pop-up y la transferencia se iniciará directamente.

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Una vez indicado el fondo documental, DESA'L iniciará el procedimiento de transferencia. Hasta que no se hayan preparado todos los expedientes a transferir, la pantalla de DESA'L quedará bloqueada, sin permitir realizar otras tareas o acciones.

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Una vez finalizada la preparación de la transferencia, la pantalla se desbloqueará y el usuario recibirá un mensaje informante del inicio de la transferencia.

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Finalización de la transferencia

Nota: El proceso de transferencia no es automático puesto que se procesa de forma asíncrona cada hora. Hasta que no finalice el proceso los expedientes transferidos permanecerán bloqueados, sin posibilidad de editarlos ni añadir más documentos.

Una vez se ha procesado correctamente la transferencia, aproximadamente al cabo de una hora de iniciar el proceso, la forma de saber si el expediente se ha transferido correctamente es comprobar con qué color se encuentra el expediente.

Si el expediente ha pasado a un color amarillo tenue significa que el expediente se ha transferido.

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Además, si colocas el cursor del ratón sobre el expediente aparece la URL donde se ha archivado el expediente en la plataforma iARCHIVO.

Si consultas los metadatos del expediente en la pestaña de archivo aparece la información sobre la transferencia: el identificador que tiene el expediente en la plataforma y la URL de acceso.

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Error en la transferencia del expediente a la plataforma iARCHIVO

Si el expediente sigue en rojo al cabo de una hora significa que la transferencia ha fallado. Para saberlo con exactitud es necesario consultar los metadatos, la pestaña Archivo y el metadato “Observaciones transferencia” donde aparecerá el motivo del error.

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Cuando un expediente no ha podido transferirse por el motivo que sea (formato de algún fichero no aceptado, problemas de conectividad, etc.) los expedientes vuelven a su estado anterior, cerrado.

Los expedientes transferidos a la plataforma yARCHIVO se eliminarán de la plataforma DESA'L a los 2 meses de su transferencia. Lo que se eliminará serán los documentos que forman parte. Lo que siempre permanecerá en la plataforma DESA'L es la carpeta del expediente.