Usuario responsable: archivero y cualquier usuario que tenga permisos de escritura

El botón “carga múltiple” permite crear expedientes y cargar documentos de forma automática a partir de un directorio del sistema de archivos seleccionado por el usuario. Hay que tener en cuenta que la lógica que DESA'L utiliza para crear los expedientes y documentos es la siguiente:

  • En primer lugar, el usuario debe seleccionar la clase donde desea cargar los expedientes y documentos ya que Guardar SIEMPRE creará expedientes a la clase seleccionada, NUNCA creará clases dentro de la clase seleccionada.
  • Guardar lo replicará la estructura de carpetas del primer nivel del directorio raíz seleccionado con las siguientes particularidades:
    • Se crearán tantos expedientes en la clase deseada como directorios haya en el primer nivel del directorio raíz local seleccionado.
    • Se subirán de forma masiva todos los documentos contenidos en cada rama del primer nivel del directorio local en el expediente correspondiente de la clase, con independencia de que éstos se encuentren en directorios hijos.
    • Si además de directorios o carpetas, hay documentos en el primer nivel de la estructura local, DESA'L creará un expediente con el mismo nombre que el directorio raíz seleccionado para subir y guardará todos los documentos.

En el siguiente gráfico se detalla el comportamiento de la carga múltiple a nivel de clase:

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Para realizar una carga masiva es necesario entrar dentro de una clase del cuadro de clasificación y clicar en el botón “Carga múltiple”:

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Dado que esta funcionalidad utiliza un applet que se descarga automáticamente en el navegador web, la primera vez que se utiliza este componente el navegador te pregunta si quieres confiar en el editor del componente. Es necesario marcar el check y clicar el botón “Si”

Importante: Para poder utilizar la aplicación es obligatorio tener instalada la versión 1.5 o superior de Java.

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El funcionamiento de la aplicación de carga masiva es muy sencillo. Hacer clic en el botón “Examinar” para ir a buscar la carpeta que incluirá otras carpetas y documentos que se quieren subir en el directorio de archivos local del usuario. El usuario debe seleccionar la carpeta “madre” y clicar el botón “abrir”

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En concreto, el usuario debe seleccionar la carpeta “madre” que incluyen los documentos y carpetas que desea cargar. La aplicación, tal y como se ha descrito anteriormente, creará expedientes en función de las carpetas incluidas dentro de la carpeta seleccionada.

En el ejemplo de abajo, el usuario ha seleccionado la carpeta "expedientes_actas". Y esta carpeta incluye en el primer nivel un documento y 2 carpetas

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Una vez seleccionada la carpeta, la aplicación informa de los documentos que se van a subir. Basta con pulsar el botón “Subir” para iniciar la carga de los documentos. Si hay alguno de los documentos que no se quiere subir sólo hay que seleccionarlo y clicar el botón “Eliminar seleccionados”. El botón “Eliminar todos” elimina todos los documentos que se han capturado previamente

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A continuación se irán subiendo todos los documentos seleccionados. En la barra podrás saber el tiempo restante de carga.

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Importante: No cierres el applet mientras se estén cargando los documentos ya que sino se perderá la conectividad y los documentos no se cargarán

Una vez finalizado el proceso, la aplicación informa del número de documentos subidos y del número de expedientes que se han creado:

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A continuación podrás ver en DESA'L los expedientes creados y los documentos que se han incluido en cada carpeta de expediente. Además, DESA'L ha incorporado automáticamente todos los metadatos obligatorios a nivel de expediente y documento:

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