Zusätzlich zum Erstellen und Ändern von Datensätzen können Benutzer:

  • Dateien kopieren und einfügen
  • Dateien ausschneiden und einfügen
  • Dateien schließen
  • Dateien löschen
  • Übertragen Sie Dateien auf die iArxiu-Plattform

Dateien kopieren

Verantwortlicher Benutzer: Archivar und Benutzer mit Schreibrechten

Um eine Datei zu kopieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen auf der linken Seite und klicken Sie auf die Schaltfläche "Kopieren". Dadurch wird der ursprüngliche Datensatz beibehalten und eine neue Kopie davon in der Klasse erstellt, in der er eingefügt wurde. Es können mehrere Dateien gleichzeitig kopiert werden, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen für jede Datei und fahren Sie mit dem Vorgang fort.

DESAL_COPIAR_EXPEDIENT

Dateien schneiden

Verantwortlicher Benutzer: Archivar und Benutzer mit Schreibrechten

Um eine Datei in eine andere Klasse zu verschieben, aktivieren Sie das "Kontrollkästchen" auf der linken Seite und klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausschneiden". Diese Aktion verschiebt die Datei in die neue Klasse, wo sie eingefügt wird.

DESAL_CUT_FILD

Dateien einfügen

Verantwortlicher Benutzer: Archivar und Benutzer mit Schreibrechten

Um eine Datei an eine Klasse anzuhängen, müssen Sie zuvor eine Datei kopiert oder ausgeschnitten haben. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Einfügen“ in der gewünschten Zielklasse. Einige der Datensatzmetadaten werden aktualisiert, wenn der Datensatz in eine neue Klasse platziert wird.

DISCONTINUE_FIX_FILD

Die aktualisierten Metadaten sind insbesondere:

  • Dateinummer
  • Dateinamen
  • Referenzcode der Datei
  • Klassifizierungscode
  • Klassentitel
  • Interner Code
  • Zugriffsebene
  • Produktionseinheit

Schließen Sie eine Datei

Verantwortlicher Benutzer: Archivar und Benutzer mit Schreibrechten

Um über das Schließdatum der Datei informieren zu können, etwas darauf hinweist, dass die Verarbeitung derselben abgeschlossen ist und an die Plattform iARXIU übertragen werden kann, kann dies durch Bearbeiten der Metadaten der Datei mitgeteilt werden oder wenn eine oder mehr als eine Datei kann über ein Popup gemeldet werden.

Wenn mehr als eine Datei gleichzeitig ausgewählt wird, werden dieselben Metadaten in allen Dateien gemeldet.

Der Benutzer muss die Datei(en) auswählen, die er schließen möchte, und auf die Schaltfläche „Close Exp“ klicken.

DESAL_CLOSE_FILD

Sobald das Abschlussdatum angegeben wurde, fügt DESA'L dieses Datum hinzu und aktualisiert den Status der Akte in allen ausgewählten Akten auf „Geschlossen“ und beginnt mit dem Schließen. Darüber hinaus ändert es die Farbe des Ordners in Rot, um sie von denen zu unterscheiden, die geöffnet und / oder übertragen wurden. Sobald eine Datei geschlossen ist, wird sie daran gehindert, sowohl die Metadaten als auch die darin enthaltenen Dokumente zu bearbeiten.

Hinweis: Nur der Benutzer mit der Archivrolle kann die Metadaten bearbeiten und/oder Dokumente zu einer geschlossenen Akte hinzufügen.

DESAL_CLOSE_FILD2