Der Grundstein für die Organisation der Dokumentation ist die Klassifizierungstabelle, verstanden als hierarchische und logische Struktur, in der die Funktionen und Aktivitäten jeder Organisation dargestellt werden, die am Ende Dateien und / oder Dokumente erzeugen.

Die Dokumentenverwaltung gruppiert Dateien auf strukturierte Weise, und gemäß guter Praxis sollte diese Struktur die Funktionen und Geschäftsaktivitäten der Organisation widerspiegeln. Die Klassifizierungstabelle ist eine Klassenhierarchie, die wie folgt aufgebaut ist:

DESAL_QdC1

Die Struktur der Klassifikationstabelle ist hierarchisch, da auf diese Weise eine klare, stabile und effektive Organisation von Dokumenten sichergestellt wird.

Die Klassen

Die Klassifikationstabelle wird durch das Konzept der Klassen gebildet. Klassen bieten einen Rahmen für die Klassifizierung und sind die Grundpfeiler der Klassifizierungstabelle. Die Merkmale der Klassen sind wie folgt:

  • Es ist das Organisationselement, das andere Klassen und Dateien, aber keine Dokumente enthalten kann.
  • Es gibt keine Klassen- oder Levelbegrenzung, die eine große Flexibilität bei der Konstruktion des Boards ermöglicht.
  • Klassen repräsentieren alle Ebenen der Rangliste, ob Bereiche, Funktionen, Unterfunktionen, Aktivitäten oder Transaktionen.

Der Archivar ist für die Erstellung und Verwaltung zuständig.

Die Dateien

Die Akte ist die Einheit, die aus der Gesamtheit elektronischer Dokumente besteht, die einem Verwaltungsverfahren entsprechen, unabhängig von den darin enthaltenen Informationen. Alle Datensätze müssen immer einer Klasse in der Klassifikationstabelle zugeordnet werden, unabhängig von der Ebene der Tabelle.

Die Eigenschaften der Dateien sind wie folgt:

  • Sie darf keine anderen Dateien oder Klassen enthalten.
  • Es besteht aus elektronischen Dokumenten, einem elektronischen Index und grundlegenden Metadaten.
  • Die Datei muss im Repository eindeutig sein und ihre Eindeutigkeit wird durch die Dateinummer gesteuert. Die Plattform erlaubt Ihnen nicht, Akten mit der bestehenden Aktennummer anzulegen. Diese Kontrolle wurde eingerichtet, um die automatische Erfassung von Dokumenten aus dem Webdienst zu erleichtern.

Der Benutzer oder Archivar kann Dateien erstellen, ändern, einsehen und schließen, solange er die entsprechenden Berechtigungen für die Klasse im Feld hat.

Die Dokumente

Laut Gesetz 11/2007 handelt es sich um Informationen jeglicher Art in elektronischer Form, die in einem elektronischen Medium in einem bestimmten Format abgelegt werden und der Identifizierung und differenzierten Behandlung zugänglich sind.

Die Merkmale elektronischer Dokumente sind wie folgt:

  • Es ist eine digitale Verarbeitungseinheit, die einen Datenblock (Inhaltsdaten und optional die zugehörige(n) elektronische(n) Signatur(en)) und einen Metadatenblock umfasst.
  • Sie sind keine Container anderer Objekte.
  • Elektronische Dokumente müssen in elektronischen Akten verwaltet und aufbewahrt werden.

Der Benutzer oder Archivar kann der Datei Dokumente hinzufügen, solange er über die entsprechenden Berechtigungen verfügt.

Beziehungsentitätsmodell

DESA'L hat das folgende Entitätsbeziehungsmodell implementiert, eine Ansicht der mit den Dokumenten verbundenen Entitäten und ihrer Betriebsregeln:

DESAL_QdC2

Im Einzelnen lauten die Betriebsregeln wie folgt:

  • Die Klassifikationstabelle besteht aus 0-n Klassen
  • Jede Klasse kann 0-n Klassen oder 0-n Dateien enthalten. Ein Dokument darf nicht direkt aus einer Klasse hochgeladen werden.
  • Eine Datei kann 0-n Dokumente enthalten. Das Anlegen von Klassen innerhalb eines Transcripts ist nicht erlaubt
  • Ein Dokument besteht immer aus einer einzigen Inhaltsdatei. Es ist nicht erlaubt, dem Dokument eine elektronische Signatur des abgesetzten Typs zuzuordnen.