Verantwortlicher Benutzer: Archivar

Um Dateien auf die iARXIU-Plattform des AOC-Konsortiums zu übertragen, müssen die folgenden Überlegungen berücksichtigt werden:

  • Die Entität muss als Benutzer des iARXIU-Dienstes registriert sein
  • Das Unternehmen muss eine Dokumentensammlung auf der iARXIU-Plattform erstellt haben
  • Die Entität muss die Vorlage „PL_expedient_desal.xml“ auf der Plattform iARXIU ( PL_expedient_desal ) registrieren.
  • Zu übertragende Dateien müssen geschlossen sein

Beginn der Übertragung

In diesem Fall ist die Übertragung einer oder mehrerer Dateien erlaubt, jedoch immer innerhalb derselben Klasse der Klassifikationstabelle.

Um eine Datei zu übertragen, muss sie geschlossen (rot) sein. Für den Fall, dass zum Zeitpunkt der Übertragung eine offene Akte (in Gelb) ausgewählt ist, werden Sie von der Plattform aufgefordert, das Abschlussdatum und den Dokumentenfonds mitzuteilen, an den die Akte übertragen werden soll.

Bei der Auswahl einer bereits abgeschlossenen Akte werden Sie lediglich aufgefordert, den Dokumentationsfonds auszuwählen, in den die Akte überführt werden soll.

Der Archivar muss die zu übertragende(n) Datei(en) auswählen und auf die Schaltfläche „iFile übertragen“ klicken.

Ein Pop-up wird dann aktiviert, um anzugeben, in welchen Dokumentationsfonds der iArxiu-Plattform Sie die Datei übertragen möchten. Wenn auf der iArchive-Plattform nur ein Dokumentenbestand vorhanden ist, wird das Pop-up nicht angezeigt und die Übertragung wird direkt gestartet.

DESAL_TRANSFERENCIA_IARXIU1

Nach Angabe des Dokumentenfonds leitet DESA'L das Überweisungsverfahren ein. Bis alle zu übertragenden Dateien vorbereitet sind, bleibt der DESA'L-Bildschirm gesperrt, sodass Sie keine anderen Aufgaben oder Aktionen ausführen können.

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Sobald die Übertragungsvorbereitung abgeschlossen ist, wird der Bildschirm entsperrt und der Benutzer erhält eine Nachricht, die ihn über den Beginn der Übertragung informiert.

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Abschluss der Überweisung

Hinweis: Der Übertragungsprozess ist nicht automatisch, da er stündlich asynchron verarbeitet wird. Bis zum Abschluss des Vorgangs werden die übertragenen Dateien gesperrt, ohne die Möglichkeit, sie zu bearbeiten oder weitere Dokumente hinzuzufügen.

Sobald die Übertragung korrekt verarbeitet wurde, etwa eine Stunde nach Beginn des Vorgangs, können Sie feststellen, ob die Datei korrekt übertragen wurde, indem Sie überprüfen, welche Farbe die Datei hat.

Wenn die Datei eine schwach gelbe Farbe angenommen hat, wurde die Datei übertragen.

DESAL_TRANSFERENCIA_IARXIU4

Wenn Sie die Maus über die Datei bewegen, wird außerdem die URL angezeigt, unter der die Datei auf der iARXIU-Plattform archiviert wurde.

Wenn Sie die Dateimetadaten auf der Registerkarte Datei anzeigen, werden die Übertragungsinformationen angezeigt: die Kennung der Datei auf der Plattform und die Zugriffs-URL.

DESAL_TRANSFERENCIA_IARXIU5

Fehler beim Übertragen der Datei auf die iARXIU-Plattform

Wenn der Rekord eine Stunde später immer noch im Minus ist, ist die Übertragung fehlgeschlagen. Um dies genau herauszufinden, konsultieren Sie die Metadaten, die Registerkarte Datei und die Metadaten „Bemerkungen zur Übertragung“, in denen der Grund für den Fehler angezeigt wird.

DESAR_TRANSFERENCIA_IARXIU6

Wenn eine Datei aus irgendeinem Grund nicht übertragen werden konnte (nicht akzeptiertes Dateiformat, Verbindungsprobleme usw.), kehren die Dateien in ihren vorherigen Zustand zurück, geschlossen.

An die iARXIU-Plattform übertragene Dateien werden 2 Monate nach ihrer Übertragung von der DESA'L-Plattform gelöscht. Was entfernt wird, sind die Dokumente, die Teil davon sind. Was immer auf der DESA'L-Plattform bleiben wird, ist der Aktenordner.