Alle Datensätze müssen immer einer Klasse in der Klassifikationstabelle zugeordnet werden, unabhängig von der Ebene der Tabelle. Eine Datei kann dann keine Klassen oder andere Dateien enthalten, sondern nur Dokumente.

Hinweis: Nur die Archivierungsrolle und Benutzergruppen, die Schreibrechte in der entsprechenden Klasse haben, können die Dateien registrieren und verwalten.

Um eine Datei zu erstellen, geben Sie einfach die Klasse ein, in der Sie die Datei platzieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei erstellen".

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Es erscheint ein Formular, in dem Sie aufgefordert werden, Informationen über die zu erstellende Datei einzugeben.

Die auszufüllenden Daten sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. Es gibt andere Metadaten, die bereits gemeldet wurden und nicht geändert werden können.

Die Informationen zur Datei sind in Registerkarten gruppiert:

  • Identifikationsdaten
  • Einstufung
  • Interessiert
  • Seite? ˅
  • Notizen und Beziehungen
  • Datei
  • Berechtigungen

Hinweis: Um eine Datei zu registrieren, geben Sie nur das Titelfeld der Datei ein. Der Rest der erforderlichen Metadaten wird automatisch gemeldet, obwohl einige geändert werden können. Die Entscheidung, den Rest der Metadaten auszufüllen, liegt beim Benutzer.

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