حجر الزاوية لتنظيم التوثيق هو جدول التصنيف ، الذي يُفهم على أنه هيكل هرمي ومنطقي يتم فيه تمثيل وظائف وأنشطة أي منظمة تنتهي بإنشاء ملفات و / أو مستندات.

ملفات مجموعات إدارة الوثائق بطريقة منظمة ، ووفقًا للممارسات الجيدة ، يجب أن يعكس هذا الهيكل وظائف وأنشطة أعمال المنظمة. جدول التصنيف عبارة عن تسلسل هرمي للفئة منظم على النحو التالي:

DESAL_QdC1

هيكل جدول التصنيف هرمي لأنه طريقة لضمان تنظيم واضح ومستقر وفعال للوثائق.

الاقسام

يتكون جدول التصنيف من مفهوم الفئات. توفر الفصول إطارًا للتصنيف وهي الركائز الأساسية لجدول التصنيف. خصائص الفئات هي كما يلي:

  • إنه العنصر التنظيمي الذي قد يحتوي على فئات وملفات أخرى ، ولكن قد لا يحتوي على مستندات.
  • لا يوجد حد للفئة أو المستوى يسمح بمرونة كبيرة في بناء اللوحة.
  • تمثل الفئات جميع مستويات لوحة الصدارة ، سواء كانت مناطق أو وظائف أو وظائف فرعية أو أنشطة أو معاملات.

أمين المحفوظات هو المسؤول عن إنشائها وإدارتها.

الملفات

الملف هو ذلك الكيان الذي يتكون من مجموعة المستندات الإلكترونية المقابلة لإجراء إداري ، مهما كانت المعلومات التي يحتوي عليها. يجب أن تقترن جميع السجلات دائمًا بفئة في جدول التصنيف ، بغض النظر عن مستوى الجدول.

خصائص الملفات كالتالي:

  • لا يمكن أن تحتوي على ملفات أو فئات أخرى.
  • يتكون من مستندات إلكترونية وفهرس إلكتروني وبيانات وصفية أساسية.
  • يجب أن يكون الملف فريدًا في المستودع ويتم التحكم في تفرده بواسطة رقم الملف. النظام الأساسي لا يسمح لك بإنشاء ملفات برقم الملف الحالي. تم إعداد عنصر التحكم هذا لتسهيل الالتقاط التلقائي للمستندات من خدمة الويب.

سيتمكن المستخدم أو أمين الأرشيف من إنشاء الملفات وتعديلها والاطلاع عليها وإغلاقها طالما أن لديهم الأذونات المناسبة للفصل في المربع.

المستندات

وفقًا للقانون 11/2007 ، هي معلومات من أي نوع كانت في شكل إلكتروني ، يتم إيداعها في وسيط إلكتروني وفقًا لشكل معين ، وتكون عرضة لتحديد الهوية والمعاملة المتمايزة.

خصائص المستندات الإلكترونية هي كما يلي:

  • إنها وحدة معالجة رقمية تتضمن كتلة من البيانات (بيانات المحتوى ، واختيارياً ، التوقيع (التوقيعات الإلكترونية) المرتبطة) وكتلة من البيانات الوصفية.
  • إنها ليست حاويات لأشياء أخرى.
  • يجب إدارة المستندات الإلكترونية وحفظها في ملفات إلكترونية.

يجوز للمستخدم أو المؤرشف إضافة مستندات إلى الملف طالما كان لديه الأذونات المناسبة.

نموذج كيان العلاقة

نفذت DESA'L نموذج علاقة الكيان التالي ، وجهة نظر الكيانات المرتبطة بالمستندات وقواعد عملها:

DESAL_QdC2

على وجه التحديد ، قواعد العملية هي كما يلي:

  • يتكون جدول التصنيف من فئات 0-n
  • يمكن أن تحتوي كل فئة على فئات 0-n أو ملفات 0-n. لا يُسمح بتحميل المستند مباشرة من الفصل.
  • يمكن أن يحتوي الملف على مستندات 0-n. لا يسمح بإنشاء فئات داخل نص
  • يتكون المستند دائمًا من ملف محتوى واحد. لا يجوز ربط توقيع إلكتروني من النوع المنفصل بالمستند.